FrameMaker®からDITAへの移行: 
Alteraがドキュメント ソリューションに
DITA XMLとIXIASOFT DITA CMSを採用

PDFをダウンロード

Altera社概要:

  • 収益: 20億ドル (米ドル) 
  • 製品: プログラマブル チップ (ロジック デバイス、FPGA) 
  • 本社: カリフォルニア州 サンノゼ 世界20か国に営業拠点 
  • テクニカル サポートオフィス: 米国、カナダ、英国、マレーシア 
  • 従業員数 (世界全体): 3,000名 
  • ドキュメントチーム: ライター28名、翻訳者7名

DITA CMSの採用理由:

  • 検索 
  • 拡張性
  • ドキュメントのカスタマイズ
  • パブリケーション サイクル

はじめに

Altera® Corporationは、プログラマブル ロジック デバイスで有名な年商20億ドル の半導体企業です。多くの企業が同社のデバイスを利用し、柔軟なコンピューティング ソリューションを開発しています。カリフォルニア州シリコンバレーを拠点とするAltera社は1983年に設立され、現在、世界20か国に3,000名を超える従業員を抱えています。同社のフィールド プログラマブル ゲート アレイ (FPGA) は、通信、ネットワーク、医療機器、放送、軍事、自動車など、様々な業界で使用され 、製品に組み込まれています。 AlteraとIntel®は2015年6月、IntelによるAlteraの買収に同意したことを発表しました。この買収は2016年第1四半期の終わりに完了する模様です。

Alteraが抱えるドキュメンテーションの課題

Alteraでは、デバイスの販売にドキュメントが非常に重要な役割を果たしています。顧客が購入するデバイスを判断し、Alteraのコンポーネントを自社製品に組み込むことができるように、正確で最新の情報を検索しやすい方法で提供する必要があります。AlteraのWebサイトからドキュメントをダウンロードするユーザーの大半は、FPGAの機能を理解し、自社製品で機能するかどうかを判断する設計技術者です。

Alteraのドキュメント チームはカリフォルニア州サンノゼにあり、28名のテクニカル ライターが在籍しています。また、Alteraの製品をグローバルな市場に展開するため、7名の翻訳者がコンテンツを日本語と中国語 (簡体字) に翻訳しています。

DITAに移行する前、Alteraのドキュメントチームは、従来のデスクトップパブリッシングツール(Adobe® FrameMaker®とRoboHelp®) を使用してHTMLとPDF形式のドキュメントを作成し、オンラインで配布していました。ドキュメント自体に問題はなく、正確な情報が記述されていましたが、利便性の点で問題があり、多くのユーザーがオンライン ドキュメントの情報を検索するときに不便さを感じていました。検索エンジンがインデックスの生成時にPDFテキストを切り捨てるため、ドキュメントの全文検索で必要な情報が見つからないことがありました。また、AlteraのWebサイトで特定の技術用語や製品用語を検索すると、多くの検索結果が戻されますが、補足情報がないため、どれが適切な情報なのかすぐには分かりません。

Alteraでは、コンテンツ、特に表形式のコンテンツのフォーマットに非常に多くの時間を費やしていました。これは半導体企業でよく見られる状況です。このような企業では、部品の電気的特性、温度、信号などの項目を表形式で記述したドキュメントが大量に存在します。

表のフォーマットだけではありません。Alteraでは改ページ、テキストのインデント、テキストブロック前後のスペース、不規則なリスト項目の調整にも多くの時間をかけていました。フォーマットの細部に注意を払うことでドキュメントの印象は良くなりますが、その時間をコンテンツの作成に当てるべきだとAlteraは考えていました。

Alteraのドキュメント要件を社内で分析した結果、顧客満足度を向上させるために必要な課題が4つ見つかりました。

  • 検索性: 検索機能を向上させる
  • 拡張性: ライターの負担を増やさずに、増加する製品のドキュメントを作成する
  • ドキュメントのカスタマイズ: 高度な設定が可能な製品セットに合わせて、より簡潔で特化したドキュメントを作成する。
  • パブリケーション サイクル: ドキュメントを公開するまでの時間を短縮し、既存のドキュメントの訂正と更新を迅速に行う。

解決策としてDITA XMLを選択

2011年、テクニカル コミュニケーション マネージャーのセルジオ・ブリズエラ(Sergio Brizuela) 氏が解決策を求めて ICC (Intelligent Content Conference) に参加しました。ここで、同様の課題を抱えていた多くの企業がDITA XMLで問題の解決に成功していることを知り、Alteraのドキュメント チームが抱える問題にもDITAが有効であると考えました。 ICCのDITA関連のプレゼンテーションでブリズエラ氏が注目したDITAのメリットは次の点です。

  • メタデータ付きのHTMLコンテンツを提供することでユーザーの利便性が向上する。
  • コンテンツの再利用でライターの生産性が向上する。
  • DITAトピックにより、顧客の要件に合わせて簡潔なドキュメントを作成できる。
  • DITAと CCM (Component Content Management) を組み合わせることで、パブリケーション サ イクルを短縮できる

DITAに移行するには、多大な費用と変更が必要になりますが、試算の結果、DITA XMLとCCMSの実装で大幅な経費削減が可能であることが分かりました。ブリズエラ氏は、情報アーキテクトとしてセベラン・フォアマン (Severin Foreman) 氏を招き、DITAの実装を推進しました。また、Comtech Servicesに依頼し、ドキュメント チームにミニマリスト ライティング技術のトレーニングを行いました。

IXIASOFT DITA CMSの選択

DITAへの切り替えが終わると、ドキュメント プロセスをさらに最適化するためにCCMSが必要になります。Alteraは1年をかけて最適なDITA CCMSの選定を行いました。市場で販売されているすべてのDITA対応ソリューションを調査し、IXIASOFTを含む候補を絞り込みました。最終的にIXIASOFT DITA CMSを採用しましたが、その決め手になった要因は次のとおりです。

  • ベスト オブ ブリードのアプローチ
  • 統合システム内でのDITAオーサリング
  • 強力な検索機能とワークフロー

ベスト オブ ブリードのアプローチ

IXIASOFT DITA CMSはソリューションを補完できる柔軟なCCMSを提供します。ソリューションに含まれるコンポーネントが要件に合っていない場合、作業に最適な補助ツールを自由に選択できます。自社のDITA CMSの機能を補うため、Alteraは業界最高のXMLエディターであるoXygen XML (SyncRO Soft) をオーサリングに使用し、ダイナミック パブリッシングにDITAweb (Mekon) を選択しました。また、Web管理ソリューションにAdobe® CQを導入しました。

統合されたDITAインターフェース

AlteraにとってIXIASOFT DITA CMSの重要な点は、DITA関連のすべての作業を1つのユーザー インターフェースで実行できることです。特に、Alteraのコンテンツ作成者はこの機能を高く評価しています。完全に統合されたDITA CMSシステムにより、オーサリングからコンテンツの検索、ワークフローの管理、出力の生成まで、DITA関連のすべての作業を行うことができます。

他の多くのCMSでは外部プログラムのプラグインが必要になりますが、この場合、ワークフロー内でのDITAトピックの場所を常に確認しなければならないため、理想的な作業環境とは言えません。DITA CMSインターフェースが統合されている点がIXIASOFTを選ぶ決め手になったとブリスエラ氏は述べています。

強力な検索とワークフロー

IXIASOFT DITA CMSには強力な検索機能とワークフローが組み込まれています。これもAlteraにとって重要なポイントでした。高速かつ高度な検索機能が装備されているので、コンテンツ作成者は必要な情報を簡単に見つけることができます。DITA CMSでは、コンテンツの作成時に、以前にファイルを操作したユーザーやトピックが使用されているドキュメントを調べたり、専門家 (SME) による承認の有無を確認できたりします。フォアマン氏は次のように述べています。「DITA CMSは弊社にとって大きな転換となりました。中央のリポジトリでオブジェクトが管理されているので、作業中のオブジェクトが他のライターに上書きされることもなく、オブジェクトの依存関係もすぐに把握できます。リビジョンの履歴も利用できるので、ライターの負担が大幅に軽減されています。」

DITA CMSは弊社にとって大きな転換となりました。中央のリポジトリでオブジェクトが管理されているので、作業中のオブジェクトが他のライターに上書きされることもなく、オブジェクトの依存関係もすぐに把握できます。リビジョンの履歴も利用できるので、ライターの負担が大幅に軽減されています。

セベラン・フォアマン
インフォメーション アーキテクト

DITA CMSの成果

Alteraでは、DITAベースのドキュメンテーションが始まったばかりですが、すでに効果が現れています。

  • 説明のメタデータを付けたHTML形式のコンテンツを配信することで検索時の利便性が向上
  • コンテンツの再利用でパブリケーションの数が増加
  • 新しいコンテンツの作成に集中し、顧客に配慮したドキュメントの作成が可能に
  • 迅速で信頼性の高いドキュメント プロセスを実現。コンテンツ作成者はフィードバックに迅 速に対応可能。公開前にコンテンツを検証できるように、ワークフローが最適化されている

実績豊富なコンテンツ再利用機能

Alteraが構造化されたDITAベースのドキュメンテーションに切り替えた理由の一つは、ライターの生産性が向上し、簡潔で一貫性のあるドキュメントを作成できることです。モジュール構造になっているため、DITAトピックのコンテンツ作成と再利用度は簡単に測定できます。

IXIASOFT DITA CMSには強力なクエリー ツールが搭載されているので、コンテンツの再利用状況を簡単に確認できます。クエリーの結果をエクスポートし、Microsoft® Excelなどのスプレッドシートで分析できます。また、オープンソースのビジネス インテリジェンス レポート ツール (BIRT) を使用して、より詳しい分析を行うことも可能です。

Comtech Servicesの共同創設者であり、同社のバイスプレジデントを務めるビル・ハッコス (Bill Hackos) 博士のコンテンツ再利用計算式 によると、Alteraのデバイス ハンドブックのコンテンツ再利用率は約130%で 、他の技術コンテンツの再利用率はこれを若干下回っています。フォアマン氏は「再利用率はさらに上がっている」と述べています。

この結果を見ると、大部分のコンテンツは効率的に再利用され、ドキュメントの信頼性が向上しています。コンテンツの再利用により、コンテンツ作成者の負荷が軽減されています。同じコンテンツを繰り返し作成する必要はありません。ユーザー向けのコンテンツの作成に集中することができます。

Alteraには効率的で効果的なDITA CMSが配備されました。DITA CMSの導入で次のような効果も現れています。

  • ドキュメントの品質が向上し、フィールドエンジニアのサポートが減少
  • コンテンツの再利用で一貫性が向上 (同じ誤りを1か所訂正するだけで済む)
  • 他のシステムとの統合で作業効率が向上

IXIASOFT DITA CMSはAlteraにとって最適な選択でしたが、それは技術的なことに限ったものではありません。フォアマン氏は次のように述べています。「IXIASOFT社の対応もすばらしいものです。責任感があり、豊富な製品知識を持っています。スタッフ全員がファンになりました。」

IXIASOFT社の対応もすばらしいものです。責任感があり、豊富な製品知識を持っています。スタッフ全員がファンになりました。

セベラン・フォアマン
インフォメーション アーキテクト

 


Altera, “Altera Corporation 2014 Annual Report (Form 10-K)”, Altera, Annual Reports, 2015年11月18日現在, <investor.altera.com>.

Altera, "Who are Altera’s customers?”, Altera, Frequent Questions, #4, 2015年11月18日現在, <investor.altera.com>.

Dr. Bill Hackos, 'What is the Best Metric to Measure the Success of Your Reuse of DITA Topics?', CIDM Information Management News, Volume 8, Issue 6 (2008年6月). から入手可能。Available from www.infomanagementcenter.com.

Severin Foreman, and Sergio Brizuela, 'How DITA Transformed Content Delivery at Altera: One Company's Journey', スライド17 (2015年4月20日から22日にイリノイ州シカゴで開催されたDITA North Americaでのプレゼンテーション).